Are you starting to use Microsoft Teams for work chats and meetings? Want to know the Microsoft Teams etiquette and learn what to do (and what not to do) to make a great impression? Discover 20 easy-to-follow Teams etiquette tips to help make your video conferences and online meetings more productive.
FACT: In 2023, Microsoft Teams reached 300 million users, making it by far the most popular business communication platform.
Y no es sorprendente.
Aparte de la mensajería instantánea, Microsoft Teams viene con increíbles funcionalidades como chats grupales y privados, intercambio de archivos, videollamadas, etc., lo que la convierte en una de las mejores aplicaciones de mensajería y colaboración en equipo.
Y si tú también te estás preparando para saltar al ruedo, debes conocer los mensajes básicos del chat y la etiqueta de las reuniones en línea. Seguir estas etiquetas te ayudará a mejorar la colaboración, la productividad y el compromiso con tus compañeros, tanto si trabajas con ellos en la oficina como a distancia.
Por lo tanto, esto es exactamente de lo que vamos a hablar en este artículo.
Vamos a entrar de lleno en el tema.
Etiqueta de Microsoft Teams - Lo que hay que hacer
#1. Don’t let your Teams Meeting guests wait for you
For a superior experience, you should download MS Teams on multiple devices.
Por ejemplo, si tienes Outlook en tu teléfono, también deberías tener Teams. La aplicación te ofrece algunas funciones que no están disponibles en la versión del navegador.
Y aunque usar Teams en el navegador o en tu teléfono está bien, puedes experimentar lo mejor de la experiencia de Teams descargándola sólo en tu ordenador. Una vez que lo hagas, podrás disfrutar de funciones como:
- Modo conjunto
- White-boarding
- Creación y unión de salas de descanso
- Difuminar el fondo durante las videollamadas, etc.
#2. Configurar las notificaciones
El objetivo de los chats es poder comunicarse con los demás más rápidamente. Configúralo de forma que recibas notificaciones de los mensajes y puedas responder a tiempo. Puedes guardar, marcar y anclar las conversaciones importantes del chat.
No querrás verte abrumado por las notificaciones al mismo tiempo, así que en caso de que lo necesites, puedes desactivar todas las que no sean tus prioridades más altas.
#3. Aprenda cuándo usar qué
MS Teams te da muchas opciones en términos de comunicación. Puedes enviar un correo electrónico, una mensajería instantánea o una invitación a una reunión. Entonces, ¿con cuál te quedas? Deja que te ayude:
- Utilizar la mensajería instantánea y el chat para los equipos internos
- Utiliza el correo electrónico principalmente para resumir proyectos, ya sea con equipos internos o con partes interesadas externas.
- El texto puede ser más lento a veces, ya sea el chat o la mensajería instantánea. Para las cosas que necesitan una resolución más rápida, haz una llamada de voz o de vídeo.
#4. Siga la etiqueta del chat de Microsoft Teams
Los consejos de etiqueta en el chat son en sí mismos un tema extenso, pero aquí hay algunos importantes:
- Utiliza los emojis de forma eficaz: las aplicaciones de chat no tienen por qué ser aburridas, y puedes expresarte con algunos emojis divertidos, memes, etc. Solo hay que tener cuidado con exagerar y hacer que tus compañeros se sientan incómodos con ellos.
- Prefiera enviar enlaces a archivos adjuntos: MS 365 puede coeditar documentos, es decir, editar archivos de Word, Excel y PowerPoint simultáneamente con otros, y debe aprovechar su integración con MS Teams. Envíe enlaces a documentos en lugar de archivos adjuntos para evitar que varios borradores abarroten su bandeja de entrada.
- Mantenga los mensajes concisos y al grano - Recuerde que se trata de ahorrar tiempo, así que los mensajes cortos y concisos son la norma.
- Comprueba el estado de disponibilidad antes de empezar a chatear (respeta el DnD, etc.) - El estado de disponibilidad está ahí por una razón. Ten en cuenta los diferentes estados de disponibilidad en MS Teams y envía mensajes a tus compañeros en consecuencia.
#5. Cree nuevos equipos con cuidado
Si necesitas crear un Equipo específico, siempre es mejor comprobar si ya existe. Y si no existe, lo más sensato es conseguir el consenso del grupo antes de añadirlo a un nuevo Equipo. Puedes encargarte de la mayor parte del trabajo haciendo un nuevo canal en un Equipo existente.
#6. Siga las mejores prácticas de las reuniones de vídeo
Las reuniones por vídeo son más personales, y seguir las mejores prácticas de videoconferencia puede mejorar mucho la experiencia de todos los implicados, como:
- Únase unos minutos antes para mostrar respeto y evitar la frustración de la espera.
- Utiliza la videoconferencia sólo cuando tengas internet sin interrupciones. A nadie le gusta esforzarse por ver o hablar contigo cuando no puede hacerlo.
- Entrar en silencio es como el santo grial de una videoconferencia. Nada puede arruinar una videollamada como el ruido de fondo procedente de cualquier participante. Para ello, también es importante permanecer en silencio mientras no se habla.
- Sigue una agenda detallada para ahorrar tiempo a todos. Puedes utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard para visualizar lo que estáis colaborando. También hay varias aplicaciones que puedes integrar y que pueden ayudarte a agilizar las agendas, añadir encuestas a tus reuniones y mucho más.
- Habilitar el vídeo - Es de buena etiqueta mostrar tu presencia de forma profesional en una videollamada. Mantener simplemente el icono de vídeo desactivado sugiere que no estás totalmente involucrado (y probablemente no lo estés) y te hace parecer poco profesional.
- Sé profesional mientras compartes tu pantalla prestando atención a la visibilidad y ampliando la imagen para que todos puedan verla con claridad.
- Utiliza el chat para minimizar las distracciones compartiendo documentos y haciendo preguntas por separado.
- Grabe las reuniones para poder consultarlas en el futuro, ya que puede ayudarle a repasar los puntos importantes cuando le convenga.
- Silencie otros dispositivos y aplicaciones mientras habla para evitar causar distracciones a usted y a los demás.
- Disponga de un moderador para las reuniones grandes para que se encargue de las directrices de la reunión, de los recordatorios y también de las preguntas recibidas en el chat.
#7. Preste atención al tono. Siempre.
Especialmente en el texto, tu tono no siempre se traduce como pretendes. Por lo tanto, ten mucho cuidado con tu tono en la mensajería instantánea y en el chat y asegúrate de que sea siempre constructivo. Si es necesario, apúntate a talleres breves en Internet para aprender a hacerlo.
#8. Repetir sólo cuando sea necesario
Una de las mejores ventajas de la mayoría de las plataformas de chat es que puedes buscar en el historial de conversaciones y evitar repetirte. Haz lo mismo con Teams y ahorra tiempo para ti y tus compañeros.
#9. Establezca una respuesta amistosa fuera de la oficina
Puede configurar su respuesta fuera de la oficina en Teams por separado o su respuesta fuera de la oficina de Outlook se mostrará en Teams. Hazla más adecuada para una aplicación de mensajería diciendo algo como "Gracias por tu mensaje", en lugar de "Gracias por tu correo electrónico".
#10. Entender la privacidad
De todos modos, ninguna herramienta informática relacionada con el trabajo tiene privacidad, así que debe ser obvio. Pero para que quede claro, ten en cuenta que tus conversaciones en MS Teams no son privadas. Tu equipo de TI puede auditar los chats, los equipos y las reuniones.
Y aunque puedes tener chats y canales "privados", simplemente están "separados" de los canales y chats principales, y no son privados como tales. El equipo de TI y la organización, en última instancia, también tienen acceso a ellos. Actúa respetando esta verdad.
Etiqueta de Microsoft Teams: lo que no se debe hacer
#1. No invite en exceso a los miembros de los equipos
Al igual que no abarrotas la sala de juntas con personas que no son necesarias para esa reunión, no debes invitar en exceso a los miembros de los equipos. Invitar sólo a los principales interesados es de buen sentido, y hacer una lista te ayudará.
Además, en caso de que estés pensando en invitar a invitados a un equipo, debes saber que éstos tienen acceso a casi todo en un equipo, incluyendo las discusiones pasadas. Sólo invítalos con la aprobación de TI y si los miembros de tu equipo están de acuerdo con ello.
Por otro lado, si formas parte de un equipo no deseado, contacta amablemente con el propietario y pide permiso para marcharte.
#2. No cambie el nombre de los equipos y canales sin avisar a los miembros
Informa a tu equipo con suficiente antelación y obtén su consenso antes de cambiar el nombre de un canal. Si no lo haces, las consecuencias pueden ser bastante frustrantes.
El cambio de nombre que se realiza en Teams no se refleja en SharePoint. En SharePoint, si cambia el nombre de la carpeta que está conectada con un canal estándar de Teams, esto romperá temporalmente la pestaña Archivos del canal, ¡y usted no quiere nada de esto!
#3. No te limites a saludar
El tipo de mensaje más molesto que se puede encontrar en el mundo es el que se limita a decir "hola", y luego, grillos... Sigues esperando, pero es como si la otra persona hubiera decidido colgar el teléfono después de decir "hola". Te lo ruego, no hagas eso.
En lugar de eso, expón claramente tu objetivo de saludar, si lo tienes, y si no lo tienes, espera a tenerlo.
#4. @mencionar con atención
Sólo mencionas a las personas cuando tiene que ver con ellas directamente o esperas una respuesta, ¿no es así?
Por lo tanto, mencionar todo tu canal es una práctica muy contraproducente ya que es una pérdida de tiempo por parte de todos. No sólo eso, muchos de tus colegas pueden estar en diferentes zonas horarias y puedes estar molestándolos simplemente por mencionar el canal y notificarles.
Por otro lado, es posible que no todo el mundo siga los nuevos canales automáticamente. Llamar a los nuevos miembros les ayudará a configurar sus notificaciones, por lo que puede ser una práctica que puedes adoptar.
#5. No utilice las notificaciones prioritarias innecesariamente
Siguiendo con el punto anterior, sólo debes utilizar las notificaciones prioritarias en caso de verdadera urgencia. Para dar un empujón extra, basta con @mencionar a la persona en el chat.
Si envías un mensaje a alguien con la notificación de prioridad, estás dando a entender una mayor urgencia que si lo @mencionas en una conversación. Para ello, haz clic en el "!" de la barra de herramientas de texto para mostrar la campana. El destinatario recibirá notificaciones cada dos minutos durante veinte minutos o hasta que lea el mensaje.
#6. Utiliza los chats privados para lo que deben ser
Los canales privados no están pensados para tomar grandes decisiones en equipo, pero son el espacio seguro para la lluvia de ideas, los comentarios privados y el seguimiento improvisado. Puede ser productivo conectar con tus compañeros por separado en caso de proyectos de alta prioridad o de cosas innovadoras, etc.
Además, no tienes que ser formal cuando se trata de chats privados. No te preocupes por los saludos, las restricciones de emoji y cosas así. Deja que tu personalidad brille y podrás establecer conexiones significativas con tus colegas en los chats privados.
Recuerda que cuando configuras un canal privado, sólo las personas invitadas al canal pueden ver las conversaciones y acceder a los archivos. Ni siquiera aparece en el directorio del canal.
#7. No te abrumes
MS Teams está aumentando su funcionalidad cada día y hay un montón de cosas que puedes utilizar. Sin embargo, no tiene sentido abrumarse preocupándose por cómo se puede utilizar todo ello.
Utiliza sólo lo que te sea útil y explora de vez en cuando las nuevas funcionalidades para ver si te sirven de algo.
#8. Mantenga su lista de canales simple
Mantén una lista de canales sencilla desde el principio y deja que evolucione de forma natural. Puedes mantener un canal para cosas divertidas como memes y GIFs, otro para hacer preguntas de metanivel, otro para anuncios generales que no caben en otros canales, etc.
También es habitual acabar con demasiados canales, ya que la gente tiende a crear uno nuevo cada vez que tiene algo nuevo que comentar. Esto es contraproducente y hay que evitarlo.
También puedes utilizar la moderación de canales para restringir quién puede iniciar conversaciones en un canal específico. Puedes impedir que los invitados inicien conversaciones pero permitirles responder, etc.
#9. No cruce de palabras
Hablar de forma cruzada es de mala educación, tanto en el mundo real como en el corporativo. Lo mismo ocurre con las plataformas de mensajería y chat que conectan a colegas a distancia. Especialmente en una reunión por vídeo, hay que esperar a que la otra persona termine y luego empezar a hablar.
#10. No olvides mantener los equipos limpios y organizados
Como propietario de un equipo, debes estar al día en cuanto a la adición y eliminación de miembros del mismo. Además, añadir una foto única al perfil del equipo le da personalidad, así que quizás quieras hacerlo.
Conclusión
Espero que con lo que se debe y no se debe hacer en este artículo, tengas una experiencia mejorada de MS Teams, dando una impresión profesional al mismo tiempo.
Todo lo mejor.