¿Te preguntas si hay trucos y consejos de Microsoft Teams que puedas aprender para sacarle el máximo partido? ¿Quieres aprender a utilizar estos trucos de MS Teams en la enseñanza superior?
En marzo de 2021, Microsoft Teams cuenta con 145 millones de usuarios diarios.
Desde hospitales a escuelas, pasando por organizaciones sin ánimo de lucro y empresas comerciales, MS Teams es popular entre una gran variedad de sectores. Comenzó como una plataforma de chat en grupo, pero con el tiempo ha ido evolucionando hasta convertirse en un producto casi similar a un sistema operativo, con funciones y características ampliadas.
La necesidad de un modelo de funcionamiento a distancia en todos los sectores, incluido el educativo tras la pandemia, es sin duda un factor determinante de su popularidad. Sin embargo, su multifuncionalidad y facilidad de uso también es un factor por el que MS Teams es un éxito en múltiples industrias, incluidas las universidades y colegios.
Así que si estás aquí para profundizar en MS Teams y aprender cómo puedes utilizarlo para la educación superior, este es justo el lugar para ti.
Comencemos.
Trucos y consejos de Microsoft Teams para la enseñanza superior 2022
#1. Invite también a colegas, estudiantes y clientes potenciales
Para empezar, puedes invitar a todo el mundo a MS Teams en un equipo de toda la organización. Desde compañeros de departamentos diferentes, otros profesores, alumnos actuales hasta futuros alumnos, todos pueden formar parte.
Este equipo de toda la organización incluye a todo el mundo, aparte de los usuarios invitados, y cuando añades o eliminas usuarios de Microsoft 365, su presencia en Microsoft Teams también se actualiza en consecuencia.
Puede utilizar el equipo de toda la organización para enviar mensajes generales y comunes a todos.
Con el tiempo, sin embargo, querrás crear equipos específicos que sirvan para fines concretos y crear equipos por departamentos, clases, proyectos, etc. Y dentro de estos equipos también puedes crear canales. Y dentro de estos equipos, también puedes crear canales.
Entiéndalo así, un equipo es un conjunto de personas que se reúnen en torno a un objetivo común, por ejemplo, un equipo será toda la clase de MBA, que luego puede tener canales para diferentes clases dentro del plan de estudios.
#2. Combine Teams con el chat en directo y conviértalo en la herramienta definitiva de participación de la educación superior.
Seamos sinceros. La educación superior es una industria muy competitiva en estos momentos, y conectar con su público y mantenerlo interesado de la manera correcta es la necesidad del momento.
Debe facilitar a su público la conexión con usted y estar a su disposición en todo momento. Entra, chat en vivo.
Ya se trate de clientes potenciales, estudiantes actuales o antiguos alumnos, todos tienen algo en común: les encanta charlar.
Y puesto que MS Teams es la aplicación de mensajería por excelencia, puede conectar con todos sus destinatarios desde el propio MS Teams.
Si elige la herramienta de chat en directo adecuada, podrá empezar a chatear con su público en cuestión de minutos. Herramientas como Social Intents te permiten integrar directamente tus aplicaciones favoritas, como MS Teams, y puedes empezar a conectar con tus clientes potenciales sin gastar dinero en formar a tus ejecutivos.
Con una integración como esta, puede configurar chatbots para que respondan al instante y se comuniquen con sus estudiantes 24×7. También puedes usar chatbots para responder a preguntas frecuentes y utilizar a tus expertos en la materia para asesorar a los estudiantes de forma personalizada.
También puede hablar con los estudiantes en varios idiomas gracias a la función de traducción del chat de Social Intent, lo que supone un excelente canal de asistencia para los estudiantes extranjeros.
#3. Y luego, úsalo para algo más que chatear
Con MS Teams, tú y tus alumnos podéis hacer mucho más que chatear.
- Compartir archivos en los chats
- Comparta enlaces de pago y realice transacciones financieras en tiempo real
- Cambia a llamadas de voz o vídeo mientras chateas y profundiza en la conversación
- Organizar seminarios web, imprescindibles en un modelo de educación híbrida
Puedes hacer todo esto y mucho más en la aplicación MS Teams.
#4. Crear canales estándar o privados para los estudiantes según las necesidades
Los equipos están formados por canales que son las conversaciones que mantienes con tus alumnos o compañeros. Puedes dedicar cada canal a un tema, departamento o proyecto específico, por ejemplo, departamento de admisiones, lote de economía del 1er semestre, orientación profesional, etc.
Todos los miembros de un equipo pueden crear canales. Un canal estándar está abierto a todos los miembros y todo lo que se publique puede ser consultado por los demás.
Sin embargo, si quieres limitar la conversación a un grupo más reducido para un proyecto específico, por ejemplo la ayuda financiera, puedes crear un canal privado para tu equipo. De este modo, puedes tener un lugar privado para hablar de información sensible, como presupuestos, dotación de recursos, asignación, etc., con los compañeros que elijas.
Sólo los propietarios o miembros del canal privado pueden acceder a él. Estos son los pasos para crear un canal privado:
#5. Programar las clases en equipos
Puede configurar clases interactivas desde MS Teams haciendo clic en el pequeño icono de la cámara. Asegúrese de que ha añadido a todos los estudiantes respectivos en un equipo o canal concreto para iniciar la reunión, así:
Puedes iniciar la reunión instantáneamente o programarla para más tarde. Para ver el calendario y las reuniones programadas dentro de los equipos, basta con hacer clic en el icono de reuniones del panel izquierdo.
#6. Utiliza el modo juntos para dar la sensación de una clase real
Los estudiantes en línea a veces se sienten aislados y buscan una experiencia presencial. Pues bien, la última función de MS Teams, el "Modo Juntos", se desarrolló durante la pandemia precisamente para este tipo de problemas.
Situado en las opciones de fondo de la llamada, el modo juntos coloca a todos los participantes de la reunión en un fondo compartido para que parezca que están todos sentados en la misma sala, como en una clase. Algo así:
Eso sí que te da una sensación de "estar juntos", ¿verdad?
#7. Facilitar las actas y transcripciones de las reuniones a los estudiantes
Las grabaciones de las clases son una gran ayuda para la enseñanza superior. También pueden salvar la brecha entre las capacidades de aprendizaje de los estudiantes, ya que éstos pueden volver atrás y retomar la clase cuando sientan la necesidad.
Puede grabar las clases que imparta en MS Teams y compartirlas con sus alumnos para su posterior visualización. También puedes generar una transcripción de la reunión utilizando las funciones nativas de Microsoft Stream.
Inicie la grabación desde el panel de control de la reunión y se guardará una copia de la reunión en MS Stream para que todos los alumnos puedan acceder a ella de forma segura.
#8. Enviar actualizaciones urgentes a los estudiantes
Puede haber muchas situaciones en las que necesite enviar una notificación urgente a sus alumnos o incluso a sus padres, como:
- Clases especiales
- Evaluaciones sorpresa
- Cierre de la universidad/del campus debido a condiciones meteorológicas adversas, etc.
Puede enviar este tipo de notificaciones con MS Teams haciendo clic en el signo de exclamación situado debajo del cuadro de mensaje antes de pulsar enviar. Los alumnos recibirán notificaciones cada dos minutos durante los siguientes 20 minutos o hasta que lo lean. Así es como se ve:
#9. Utilizar órdenes frecuentes
Los accesos directos son importantes para realizar tareas comunes, como ir a un canal específico, llamar a un número de teléfono, unirse a un equipo, etc. En MS Teams los comandos son estos atajos para ti, y puedes escribirlos en la barra de búsqueda para hacer las cosas rápidamente.
Si un comando determinado no te funciona, puede deberse a que tu institución haya desactivado una función fundamental para el comando. Por ejemplo, si el administrador de MS Teams desactiva el chat, los comandos basados en el chat no funcionarán. Así que asegúrate de habilitar los comandos pertinentes para poder utilizarlos.
Puede consultar la lista actualizada en el sitio web de Microsoft para conocer los comandos aceptados.
#10. Aprende a utilizar los atajos de teclado para navegar más rápido
Otra cosa que puede utilizar para acelerar su trabajo es aprender atajos de teclado para navegar más rápido dentro de MS Teams. Puede que te lleve un tiempo cogerles el truco, pero una vez que los tengas al alcance de la mano, serás mucho más eficiente utilizando MS Teams.
Algunos atajos de teclado importantes para la aplicación de escritorio son:
- Ir a un equipo o canal específico: Ctrl+G
- Iniciar un nuevo chat: Ctrl+N
- Cerrar: Esc
- Aumentar: Ctrl+Signo de igualdad ( = )
Puedes encontrar los atajos de teclado para las aplicaciones web y de escritorio en la página de Microsoft correspondiente.
#11. Maximizar la productividad con DND y mensajes no leídos
El personal de las instituciones de educación superior puede estar muy ocupado y sobrecargado de consultas durante todo el año y, especialmente, en épocas como la de las admisiones.
Puedes utilizar ciertas funciones de MS Teams para mantener tu productividad mientras te ocupas de las cosas a un ritmo cómodo.
Por ejemplo, es posible que no tenga tiempo de responder a un mensaje nada más recibirlo. En MS Teams, puedes marcar estos mensajes como no leídos o guardados haciendo clic en los tres puntos junto a un mensaje mientras estás en una conversación o en el feed de actividad. Así:
Además, cuando empiecen a llegar mensajes y no quieras que te molesten, puedes activar el modo "No molestar" para mantener tu productividad. Haz clic en el icono de tu perfil y configura tu estado como No molestar, o simplemente introduce el comando correspondiente en la barra de búsqueda.
#12. Vuelve fácilmente a tus equipos y canales favoritos
Tiene que haber determinados equipos y canales de los que forme parte integrante y a los que tenga que volver con frecuencia. Por ejemplo, clases particulares si eres profesor o el grupo de ayuda financiera si perteneces a la oficina de ayuda federal al estudiante.
Siempre puedes escribir el atajo de teclado correspondiente en la barra de búsqueda y unirte, pero mejor aún, ¿por qué no anclarlo, para que permanezca en la parte superior de tu lista? Sólo tienes que hacer clic en los tres puntos que aparecen junto al nombre del equipo o canal en cuestión y seleccionar "Anclar". Así:
Puedes anclar varios canales, ponerlos en un orden determinado y desanclarlos cuando cambien las prioridades.
#13. Aporte diversión a sus conversaciones
En la universidad se aprende y se divierte, así que ¿por qué las conversaciones tienen que ser tan serias?
Aporte un elemento humano a las conversaciones con sus alumnos y clientes potenciales utilizando gifs y pegatinas, y también adorne los canales con imágenes.
Recuerda mantenerlos activados tanto en el chat como en la conversación desde el lado del administrador de MS Teams, haz clic en el icono de GIF/pegatina y echa un vistazo y utiliza lo que más te guste, como esto:
#14. Aumentar la moral de los estudiantes, digitalmente
¿Sabías que MS Teams viene con iconos especiales de elogio en forma de diferentes insignias/medallas? He aquí su aspecto:
Debajo del espacio donde escribes un nuevo mensaje o una respuesta, selecciona el icono "Elogio" o haz clic en los tres puntos para encontrarlo. Las insignias por defecto son "Impresionante", pero siempre puedes elegir enviar una insignia diferente seleccionando otra en el menú desplegable de insignias.
Utilícelos para levantar la moral de los alumnos de vez en cuando.
#15. Enviar mensajes a diferentes canales a la vez
Sin duda, puede haber casos en los que necesite compartir información no con uno, sino con varios equipos y canales. Para ello:
- En un canal, selecciona Nueva conversación > Formato.
- Seleccione Publicar en varios canales > Seleccionar canales.
- Elige en qué canales quieres publicar tu mensaje.
- Puedes compartir dondequiera que estés afiliado.
- Seleccione Actualizar y los canales seleccionados aparecerán en la entrada.
- Escriba un mensaje y seleccione Enviar.
Tu entrada aparece en los canales seleccionados.
#Bonus. Incluya a los estudiantes enviando sondeos y encuestas
La inclusión es una parte importante de la educación superior, y también incluye escuchar a los estudiantes e imbuir el aprendizaje en el sistema educativo actual. Realizar encuestas a los estudiantes a través de MS Teams es una forma de hacerlo.
Haga clic en los tres puntos del equipo o canal correspondiente y escriba "Formularios" en la barra de búsqueda.
Seleccione "Formularios".
Se abrirá la ventana "Crear nueva encuesta", en la que podrás introducir la pregunta y las opciones de respuesta, como se muestra a continuación:
Antes de enviar un sondeo/encuesta/opinión, puedes previsualizarlo en Teams.
Conclusión
Espero que utilices todos estos consejos y trucos para maximizar tu productividad y conectar con tus alumnos a un nivel completamente nuevo.
Todo lo mejor.