Descubra 15 consejos de etiqueta de Zoom fáciles de seguir para que sus videoconferencias y reuniones en línea sean más productivas y divertidas.
¿Podrías trabajar sin Zoom?
Mi opinión es que no. Cero posibilidades de eso.
Porque aunque vuelvas a trabajar en la oficina todos los días, otra persona con la que necesitas interactuar sigue trabajando a distancia. O simplemente viven en algún lugar muy, muy lejano.
Y así, tienes que reunirte en Zoom.
Pero, a pesar de lo útil que es Zoom para conectarnos, también puede ser bastante molesto. Por ejemplo, organizar esas reuniones en línea y hacerlas productivas y divertidas. Eso no es fácil de hacer. La situación empeora aún más cuando hay más de dos personas en la llamada...
La buena noticia es que hay formas de domar ese caos, y las descubrirás a continuación.
Vamos a cubrir 15 reglas de etiqueta de Zoom increíblemente eficaces tanto para los anfitriones de reuniones en línea como para los participantes.
Así que, sin más preámbulos, vayamos al grano.
#1. No dejes que tus invitados te esperen
Importante para: El anfitrión, principalmente.
No me malinterpretes; todo el mundo debería llegar a tiempo a la llamada de Zoom.
Pero esto es especialmente importante si eres el anfitrión de la reunión. Lo último que quieres que experimenten tus invitados es tener que mirar fijamente esa pantalla, diciéndoles que el anfitrión les dejará entrar pronto, después de todo.
Puesto que has organizado la reunión y eres responsable de iniciarla, no puedes llegar tarde. Tampoco hay excusa para ello. No es que te hayas quedado atascado en el tráfico hasta tu ordenador o algo así, ¿verdad?
De hecho, te recomiendo que te conectes antes. De este modo, podrás acomodar a cualquiera que decida entrar en Zoom unos minutos antes.
#2. Preséntese y presente a todo el mundo al comienzo de la reunión
Importante para: El anfitrión,
Lo admito; esta es mi queja personal con muchos anfitriones de reuniones de Zoom. Dejan que todo el mundo participe en la reunión y que todos se conozcan entre sí.
Desgraciadamente, a menudo esto no conduce más que a un silencio prolongado y bastante incómodo.
No es un buen comienzo para la convocatoria, ¿no estás de acuerdo?
Como anfitrión, es tu responsabilidad poner en marcha la reunión. También es usted quien debe asegurarse de que todo el mundo conoce a los demás participantes en la reunión.
Así que, en una situación en la que los demás participantes no se conocen, tienes que hablar tú primero.
Preséntate y dile a todo el mundo quién está en la llamada.
De este modo, romperás el hielo y también pondrás en marcha la reunión.
Créeme, una vez hecho esto, iniciar la conversación es pan comido.
#3. Utiliza la cámara
Importante para: Tanto el anfitrión como los demás participantes.
Se habla mucho de si hay que tener siempre la cámara encendida mientras se utiliza el Zoom. Entiendo ambos lados de la discusión. También estoy de acuerdo con ambas partes hasta cierto punto.
Pero creo que el mejor enfoque está en algún punto intermedio.
Si eres el anfitrión, tu cámara debe estar encendida. Tú diriges la reunión, y los ojos de todos se centrarán en ti. Hacer que miren fijamente un parche rectangular con tu nombre no es una buena manera de establecer una relación y un compromiso.
Como participantes, está bien mantener la cámara apagada. Pero ten en cuenta que tenerla apagada reducirá la oportunidad de una mayor interacción humana. Tus coparticipantes no podrán leer tu lenguaje corporal y no podrás aportar un contexto adicional a tus argumentos con gestos, etc.
Por no hablar de que no podrás mantener el contacto visual. En la actualidad hay una gran cantidad de investigaciones que confirman que mantener el contacto visual durante las sesiones de Zoom establece una mejor conexión y reduce la fatiga del Zoom.
#4. Vestirse adecuadamente
Importante para: Todos los participantes.
Las normas de vestimenta han cambiado mucho desde la pandemia. La mayoría de nosotros acabamos trabajando desde casa y empezamos a adoptar un enfoque más informal en nuestra vestimenta.
Entonces estaba bien. Pero como el mundo sigue volviendo a la normalidad, tienes que empezar a prestar mucha atención a lo que llevas durante las llamadas de Zoom.
Ahora bien, no quiero decir que tengas que ir vestido de oficina en cada convocatoria. Simplemente, vístete adecuadamente para el tipo de reunión que tengas:
- Si sólo te reúnes con compañeros de tu equipo para discutir ideas para un proyecto, entonces la ropa informal está más que bien.
- Pero si van a estar presentes otras personas -clientes, proveedores de terceros o incluso altos cargos de la empresa-, entonces tal vez debas considerar la posibilidad de seguir un código de vestimenta más profesional.
#5. Silencie el micrófono hasta que sea su turno de hablar
Importante para: Todos los participantes.
Con diferencia, mantener el micrófono encendido todo el tiempo es la fuente número uno de los momentos más embarazosos durante las llamadas de Zoom. Una cosa es que el micrófono capte los sonidos cotidianos: niños jugando en la habitación de al lado, conversaciones o la radio sonando en la cocina. Pero también puede permitir que los demás escuchen cómo suenas cuando eructas después de engullir un refresco, por ejemplo. Y ése no suele ser un sonido agradable.
La buena noticia es que puedes evitar todo eso siguiendo una sencilla regla: mantén tu micrófono en silencio a menos que sea tu turno de hablar. Silénciate cuando no estés hablando y eliminarás una grave fuente de vergüenza.
SUGERENCIA: Algunos ordenadores portátiles disponen de un botón para silenciar el micrófono. Puedes encontrarlo entre las teclas de función de la fila superior del teclado. Esto hace que silenciar y anular el silencio de los micrófonos durante las llamadas de Zoom sea un juego de niños y no requiere que hagas clic en una opción relevante en la interfaz de Zoom para bloquear los ruidos de fondo.
#6. Avisa a los demás cuando quieras hablar
Importante para todos los participantes.
Zoom tiene una función increíble que te permite "levantar la mano" para notificar a los demás que quieres hablar.
Utilízala para eliminar esa molesta situación en la que los participantes empiezan a hablar por encima de los demás, intentando introducir sus ideas en la conversación.
#7. Evitar la multitarea
Importante para: Todos los participantes.
Admito que esta es mi manía personal durante las llamadas de Zoom. Odio absolutamente ver a otros participantes revisando (¡o incluso respondiendo!) los correos electrónicos, siguiendo los chats en Zoom, o incluso teniendo conversaciones separadas con otros.
Y se nota fácilmente cuando lo hacen. Sus ojos no están fijos en un punto de la pantalla. Puedes ver que sus ojos siguen el texto que leen. O se distraen de otras maneras.
Toda esta multitarea conduce a graves problemas durante las reuniones de Zoom:
- La información importante se pierde. Quien esté haciendo varias cosas a la vez se perderá al menos una parte.
- Los demás también se distraen o se desmotivan con ese comportamiento.
- Por no hablar de que es injusto para la persona que habla cuando no le estás prestando atención.
En su lugar, siga el mismo protocolo que utilizaría en cualquier reunión estándar no virtual:
- Silenciar todas las notificaciones,
- Apaga tu cliente de correo electrónico y Slack o cualquier otro software de chat que utilices.
- Cierra todas las pestañas del navegador que tenías abiertas antes de comenzar la reunión.
- Silencia también tu teléfono.
#8. Haga pausas regularmente al hablar
Importante para: Todos los participantes que hablen y presenten información en la reunión.
Este consejo de etiqueta de Zoom tiene más que ver con las limitaciones tecnológicas que con el comportamiento humano.
Uno de los problemas que experimentamos cuando chateamos con Zoom es el tiempo de espera. Las personas que participan en la llamada pueden utilizar diferentes velocidades de Internet, etc., y esto puede hacer que tus palabras se retrasen.
Hacer pausas cortas pero regulares, aunque al principio pueda parecer poco natural, garantizará que todo el mundo se ponga al día y no se pierda información.
#9. Configure su entorno con un fondo de Zoom
Importante para: Todas las plataformas de reuniones que se unan a la convocatoria desde un entorno no profesional.
Si te encuentras en un entorno profesional durante la llamada, como en tu escritorio o en la sala de reuniones de la empresa, probablemente no tengas que preocuparte por este consejo de etiqueta.
Pero si te unes a la llamada desde casa, una cafetería u otro entorno no profesional, entonces debes optimizar tu fondo.
Por suerte, Zoom te da la opción de configurar un fondo virtual para la llamada y ocultar tu entorno actual a los demás participantes.
Zoom ofrece muchas opciones para elegir, desde paisajes urbanos o paisajísticos hasta fondos de color liso, para que puedas optimizar el entorno para que te represente mejor.
#10. No comas mientras estés de guardia
Importante para: Todos los participantes.
Esta regla debería aplicarse incluso si no utilizas la cámara de vídeo durante la reunión. Por supuesto, con la cámara apagada, los demás asistentes a la reunión no le verán comer. Pero es posible que le oigan masticar o tragar. Esto es especialmente cierto si te olvidas de silenciar el micrófono.
En general, comer durante una reunión es algo que está prohibido. Para empezar, no es un comportamiento profesional. También es una distracción y una falta de respeto para los demás.
¿Y qué hay de beber agua o café?
Personalmente, yo también decido no beber agua o café durante las reuniones de Zoom. No me siento cómodo si los demás me ven tomando un sorbo. Sin embargo, no tengo ningún problema con que otros lo hagan, siempre que su micrófono esté en silencio.
#11. Coloca tu cámara para mantener el contacto visual
Importante para: Todos los participantes.
El contacto visual es natural cuando se conoce a alguien en persona. Te pones delante del otro y mantienes el contacto visual de forma natural.
La situación es muy distinta cuando se trata de una reunión virtual:
- El portátil, y con él la cámara, puede no estar a la altura de tus ojos.
- Aunque mires directamente a la pantalla, no parece que estés mirando directamente a la persona que habla. En su lugar, miras su imagen en la pantalla. Esa imagen está por debajo de la cámara, por supuesto, y así, para la persona que está al otro lado, parece que estás mirando algo más bajo que sus ojos.
- Por no hablar de que, a menudo, miramos nuestra propia imagen en una pantalla en lugar de la persona que nos habla.
Para mantener plenamente el contacto visual, tienes que mirar directamente a la cámara. De esta manera, para la persona que te ve en pantalla, parece que le estás mirando directamente.
Para hacerlo bien, debes colocar el portátil a la altura de tu cabeza. Debes poder mirar a la cámara sin bajar la cabeza.
#12. No trates la cámara como un espejo
Importante para: Todos los participantes.
Estoy seguro de que esto no es sólo mi manía. Ver a otros participantes corrigiendo su pelo o su vestimenta es simplemente molesto. Enseguida sabes que no se centran en la reunión, sino que utilizan la cámara como un espejo, y sus pensamientos se centran en mejorar su aspecto.
No cometas el mismo error. La cámara no es un espejo, sino un dispositivo a través del cual te conectas y mantienes el contacto visual con los demás participantes. Utilízala como tal y mantén la concentración en la conversación.
#13. Pruebe la configuración de audio y vídeo antes de la reunión
Importante para: Todos los participantes.
Es molesto, ¿verdad? Te unes a una reunión de Zoom, emocionado por discutir tus ideas con los demás. Y entonces, te pasas los primeros minutos preguntando si los demás pueden oírte ahora.
Esto no habría ocurrido si todo el mundo hubiera probado sus ajustes de audio y vídeo de antemano.
Zoom te da la opción de hacerlo cuando te unes a la llamada. Puedes seleccionar la interfaz de audio que quieres utilizar y probar si está configurada correctamente para la reunión.
Acostúmbrese a hacerlo antes de cada llamada e intente inculcar este paso en toda la organización.
#14. Prepare todo el material con antelación
Importante para: Todos los participantes que vayan a realizar una presentación durante la reunión.
Prepara todo el material que piensas presentar, o incluso simplemente muestra algo a los demás participantes por adelantado. Si quieres compartir la pantalla, mantén abiertas las pestañas con esa información en la pantalla. Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo y otros documentos. Lo último que quieren tus compañeros y otras plataformas de reuniones es tener que verte abriendo frenéticamente carpetas y marcadores para localizar la información correcta.
#15. Documente el protocolo de Zoom y distribúyalo en toda la organización
Por último, una vez que hayas decidido el protocolo exacto que quieres que sigan los demás durante tus reuniones de Zoom, ponlo por escrito. Crea un documento con una lista de lo que debes y no debes hacer en las llamadas de Zoom. Distribuye ese documento en toda la organización y ponte a disposición de los demás para responder a cualquier pregunta que puedan tener al respecto.
Buena suerte.