Navegar por el proceso de admisión a la universidad puede ser una tarea desalentadora para estudiantes, padres y educadores por igual, especialmente con la creciente competencia de solicitudes universitarias y requisitos de plazos.
Las herramientas de automatización adecuadas pueden marcar la diferencia.
Con funciones como el seguimiento de solicitudes, la edición de ensayos, los recordatorios de plazos y las recomendaciones universitarias personalizadas, estas herramientas no sólo ayudan a los estudiantes a gestionar sus solicitudes de forma más eficaz, sino que también ofrecen a los padres información para apoyar mejor a sus hijos.
Para los educadores, las ventajas son sustanciales: el software automatizado puede ayudar a seguir el progreso de los estudiantes, gestionar las recomendaciones y garantizar el cumplimiento de los plazos importantes.
El mejor software de admisión a la universidad debería ser capaz de satisfacer todas tus necesidades. Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo elegir el más adecuado para ti?
En este artículo, examinaremos las características y ventajas de los mejores programas informáticos de matriculación en la enseñanza superior para ayudarle a que el proceso de admisión a la universidad sea lo más sencillo posible.
¿Qué es el software de admisión a la universidad?
Por software de admisión universitaria se entiende cualquier herramienta diseñada para simplificar diversos aspectos del proceso de admisión y matriculación. Puede ayudar en tareas como ponerse en contacto con futuros estudiantes, procesar solicitudes, gestionar pagos en línea y seleccionar candidatos.
Entre las principales ventajas de utilizar un software de admisiones universitarias se incluyen:
- Gestión de aplicaciones de gran volumen: Gestione eficazmente un gran número de aplicaciones sin las molestias asociadas.
- Reducción del trabajo manual: Automatice las tareas para minimizar el trabajo manual y reducir el papeleo, contribuyendo así a las prácticas ecológicas.
- Integración de sistemas: Se integra perfectamente con los sistemas existentes para mejorar la comunicación y la coordinación con los estudiantes.
- Reclutar a los candidatos adecuados: Utilice los datos y la automatización para identificar y contratar a los candidatos más adecuados para sus centros educativos.
- Solución todo en uno: Herramienta integral tanto para el personal de admisiones como para el sistema de gestión de la información de los estudiantes.
Los 9 mejores programas de admisión para universidades
En el mercado existe una amplia gama de programas informáticos de admisión escolar, cada uno de los cuales ofrece características clave únicas para facilitar aspectos específicos del proceso de admisión:
1. Intenciones sociales para el chat en directo
Casi todos los candidatos potenciales utilizan teléfonos inteligentes y aplicaciones de mensajería para comunicarse. El chat en directo de los sitios web de las universidades imita esta experiencia y ofrece a los estudiantes una forma intuitiva e inmediata de hacer preguntas y obtener ayuda.
El chat en directo de Social Intentsse integra fácilmente con herramientas de colaboración populares como Microsoft Teams, Slack, Google Chat y Webex, lo que le permite gestionar todas las comunicaciones desde plataformas conocidas.
El chat en directo ofrece un sinfín de ventajas para la admisión escolar:
- Respuestas inmediatas y gestión de preguntas frecuentes: Social Intents permite responder a las preguntas frecuentes sobre admisiones en cuestión de segundos mediante chatbots, mientras que las consultas más complejas se dirigen a agentes en directo. Esto garantiza que los estudiantes reciban información puntual y precisa, reduciendo su ansiedad durante el proceso de admisión.
- Disponibilidad 24/7: Con los chatbots basados en IA, puedes ofrecer asistencia las 24 horas del día tanto a estudiantes nacionales como internacionales. Esto es crucial dadas las diferentes zonas horarias y la necesidad de información instantánea durante el proceso de admisión de alta presión.
- Transferencia de documentos y transacciones financieras La plataforma de chat en directo ofrece una solución integral para gestionar transferencias de documentos en tiempo real y transacciones financieras seguras Esto simplifica la presentación de la documentación necesaria y los procesos de pago.
- Videochat y navegación conjunta: Para una asistencia más personalizada, Social Intents ofrece funciones de videochat y navegación conjunta, lo que permite a los responsables de admisiones guiar a los estudiantes a través del proceso de solicitud de forma visual e interactiva. Esto genera confianza con el comité de admisiones y agiliza la resolución de consultas complejas.
- Compromiso personalizado: El historial de chat y los formularios previos al chat permiten una experiencia personalizada para cada estudiante, lo que hace que las interacciones sean más significativas. Los agentes pueden dirigirse a los estudiantes por su nombre y hacer referencia a conversaciones anteriores.
- Agentes ilimitados: A diferencia de muchas otras soluciones de chat en directo, Social Intents permite agentes ilimitados en todos sus planes, lo que garantiza que todos los miembros del personal, desde los responsables de admisiones hasta los asesores académicos, puedan participar en la asistencia a los estudiantes.
2. Enlace para seleccionar a los estudiantes más aptos
Liaison es un conocido software de admisiones para centros educativos que ayuda a las instituciones de enseñanza superior a tomar decisiones eficaces basadas en datos. Su conjunto de servicios incluye:
- Software de matriculación
- Servicio Centralizado de Aplicaciones (CAS)
- Soluciones de marketing para universidades
- Gestión de la cartera de estudiantes
- Sistemas de gestión de las admisiones
- Gestión del ciclo de vida de los estudiantes
- Selección de estudiantes basada en datos
Su Servicio Centralizado de Solicitudes (CAS) se dirige activamente a sus mejores estudiantes agilizando todo el proceso de admisión con la tramitación de solicitudes y servicios de apoyo.
Esto incluye el envío sencillo de documentos justificativos, expedientes académicos y solicitudes de recomendación. Los estudiantes también pueden responder a preguntas adicionales específicas de cada campus o programa, como ensayos, declaraciones personales, CV o muestras de trabajo.
La plataforma también permite a los solicitantes gestionar todo el proceso desde un único panel de control.
En general, su centro de operaciones centralizado ayuda a las organizaciones educativas a atraer y matricular a los candidatos más adecuados para sus programas mediante una selección basada en datos, un proceso de solicitud simplificado y una participación continua de los solicitantes.
3. Salesforce para un CRM todo en uno
Salesforce no es sólo un CRM para grandes organizaciones, sino también una potente herramienta para institutos y universidades que buscan simplificar los procesos de inscripción.
Con Salesforce Education Cloud, las instituciones pueden:
- Acceda a los datos desde un panel de control: Consolida todos los datos de los usuarios en un único sistema para ofrecer experiencias personalizadas a lo largo de todo el proceso educativo.
- Personalice según las necesidades institucionales: Adapta Education Cloud a los requisitos de tu institución y aprovecha las más de 4000 apps de AppExchange. Esta personalización garantiza que el CRM pueda adaptarse a los procesos y necesidades únicos de cualquier institución educativa.
- Únase a una próspera comunidad: Participe en consejos de clientes, obtenga apoyo de la comunidad Trailblazer o conecte con un socio certificado.
- Mejor sistema de gestión de inscripciones: Alcance los objetivos de matriculación con un CRM de captación y admisiones escalable. Salesforce permite a las instituciones captar estudiantes en sus canales preferidos, simplificar los procesos de solicitud y decisión y crear relaciones más sólidas mediante estrategias de comunicación personalizadas.
4. Simply Apply para los procesos de inscripción y admisión
Un software de gestión de centros de enseñanza superior afecta tanto a los solicitantes como al personal de admisiones.
Teniendo esto en cuenta, Simply Apply ofrece las siguientes soluciones de gestión educativa para admisiones e inscripciones:
- Aplicación de buenas prácticas: Proporciona una plantilla de solicitud ya preparada que incluye preguntas esenciales de conformidad con las normas federales de presentación de informes.
- Gestión de datos de listas: Gestione datos de listas cruciales para la elaboración de informes (desplegables, botones de opción, casillas de verificación). Añada, edite o elimine fácilmente descripciones y códigos de elementos de lista.
- Personalización y gestión del texto de la solicitud: Actualice el nombre, el logotipo o la combinación de colores de su universidad. Si su proceso de solicitud cambia, puede editar el texto de la solicitud para ajustar el flujo de trabajo para sus clientes potenciales.
- Aplicación y consola centradas en el usuario: Optimice la experiencia de usuario para los candidatos, haciendo que todo el proceso de solicitud sea sencillo.
Simply Apply también ofrece accesibilidad según la Sección 508, lo que permite a los usuarios con discapacidades interactuar fácilmente con la aplicación.
5. Lexmark para la gestión de inscripciones
El software de Lexmark está diseñado para animar a las instituciones educativas a dedicar más tiempo a la enseñanza y menos a la administración. Ofrecen una solución completa para la gestión de inscripciones:
- Procesamiento y evaluación de la admisión: Los usuarios pueden acceder instantáneamente a la información y gestionarla desde un sistema de información de estudiantes ya existente, lo que permite tomar decisiones más rápidas tanto para estudiantes de grado como de posgrado. Esto permite al personal centrarse en la captación de estudiantes en lugar de gestionar tareas manuales de introducción de datos.
- Procesamiento de ayuda financiera: La tecnología de automatización de Lexmark ayuda a los equipos de ayuda financiera a gestionar de forma rápida y precisa todo tipo de documentos y datos, incluso durante las horas punta de matriculación, cuando los envíos son más elevados.
- Registro y gestión de expedientes: Gestione eficazmente los registros durante todo el ciclo de vida del estudiante. A diferencia de las versiones en papel, se puede acceder de forma instantánea y segura desde cualquier lugar a los expedientes digitales de los estudiantes gestionados con Lexmark.
- Procesamiento de expedientes académicos: El software de procesamiento de expedientes académicos de Lexmark captura y procesa incluso los formatos de expedientes académicos más complejos, extrae datos de estudiantes y cursos, los valida y los integra en su sistema de información de estudiantes. Esto permite a las instituciones ofrecer decisiones oportunas a los estudiantes, lo que ayuda a cumplir los objetivos de admisión con mayor rapidez al matricular antes a los estudiantes transferidos.
Estas soluciones agilizan diversas tareas administrativas, reducen el papeleo y mejoran la eficacia general del proceso de gestión de las inscripciones.
6. Ellucian para todas las instituciones de enseñanza superior
Ellucian es un popular software de admisiones e inscripciones que se centra exclusivamente en la enseñanza superior.
Algunas de sus principales características y ventajas son:
- Comunicación personalizada: Involucre a los estudiantes mediante conversaciones personalizadas a través de texto, correo electrónico y plataformas sociales.
- Seguimiento de las solicitudes en tiempo real: Revise el rendimiento de las solicitudes en tiempo real, lo que le permitirá ajustar las tácticas de la campaña para alcanzar sus objetivos de inscripción con eficacia.
- Procesos racionalizados y automatización: Conecte de forma personalizada con los clientes potenciales mediante procesos racionalizados y automatización de tareas, lo que hace que el proceso de contratación sea más eficiente y personalizado.
- Informes detallados: Utilice los datos y las herramientas de elaboración de informes para centrarse en los segmentos de clientes potenciales con más probabilidades de presentar una solicitud.
- Portales dinámicos: Cree un portal dinámico para que los posibles candidatos sigan el estado de su solicitud, se conecten con el personal o los compañeros y reciban actualizaciones puntuales.
- Cuadros de mando e informes basados en funciones: Configure paneles e informes basados en funciones para que los usuarios puedan ver el progreso actual y ajustar las estrategias según sea necesario.
7. Collegix para instituciones pequeñas y medianas
Collegix de Aptron es un completo sistema de gestión escolar adaptado a las admisiones de colegios y universidades. Ofrece una variedad de servicios que atienden a las necesidades de los estudiantes y el personal administrativo, incluyendo:
- Autoservicio para estudiantes y personal: Facilita el acceso a la información y los procesos necesarios.
- Gestión de ayudas financieras: Agiliza la gestión de las solicitudes de ayuda financiera y los desembolsos, garantizando la precisión y la eficiencia.
- Gestión del ciclo de vida del estudiante: Da soporte a todas las fases del recorrido del estudiante, desde la admisión hasta la graduación.
- Promoción de los estudiantes: Ayuda a seguir y promover el progreso y los logros de los estudiantes.
- Recursos humanos y finanzas: Gestiona los recursos humanos y las operaciones financieras de la institución.
- Integraciones de terceros: Garantiza una integración fluida con otros programas y plataformas esenciales.
- Atractivo centro de candidatos: Guía a los futuros estudiantes desde la consulta hasta la inscripción, haciendo que el proceso sea atractivo y sencillo.
- Potente panel de reclutamiento: Proporciona al personal de admisión de estudiantes y a los orientadores herramientas de seguimiento, comunicación y coordinación con los futuros estudiantes.
- Módulo integral de oficina: Agiliza las operaciones de la oficina de admisiones, optimizando el tiempo y los recursos dedicados a los procesos administrativos.
Mediante el uso de Collegix, las instituciones pueden atraer y matricular eficazmente a un alumnado diverso y altamente cualificado, mejorar las tasas de retención y agilizar el proceso de admisión. Como resultado, pueden lograr una mayor satisfacción de los estudiantes y un mejor rendimiento académico general.
8. Populi para todas las necesidades de las universidades más pequeñas
Populi es una solución de inscripción ideal para centros pequeños, diseñada para atender a todo el ecosistema universitario, desde el personal, el profesorado, los antiguos alumnos y los miembros de la junta directiva hasta los estudiantes y los solicitantes.
Ofrece una amplia gama de funcionalidades para la enseñanza, la administración, la ayuda financiera, la recaudación de fondos y mucho más:
- Aplicaciones en línea y móviles: Populi proporciona aplicaciones web fáciles de diseñar que permiten a los candidatos iniciar, detener y continuar sus solicitudes en cualquier momento. El software supervisa el progreso de la solicitud y anima a completarla desde cualquier dispositivo.
- Gestión de la matrícula: Las tasas de solicitud integradas permiten a los solicitantes realizar los pagos de la matrícula antes de iniciar la solicitud o como último paso antes de presentarla.
- Informes: El software ofrece informes personalizables y guardables para ayudar a mantener a su equipo de admisiones centrado y organizado.
- Referencias: Solicite y reciba de forma segura las referencias de los solicitantes 100% online, simplificando el proceso de recomendación.
- Preguntas y respuestas en la aplicación: Los solicitantes pueden enviar preguntas directamente desde la interfaz de la aplicación, y tu equipo puede hacer un seguimiento utilizando la mensajería de la aplicación.
Populi está diseñado para gestionar casi todos los aspectos de la administración universitaria y la participación de los estudiantes, lo que lo convierte en una solución integral para instituciones pequeñas y medianas.
9. Pizarra para una elección rentable
Slate.org es una plataforma gratuita diseñada para fomentar una mayor comunicación y colaboración entre universidades, consejeros, organizaciones comunitarias y estudiantes.
Como parte de su compromiso de promover el acceso a la educación, Slate.org ofrece sus servicios de forma gratuita a todas las partes, indefinidamente.
Las características clave incluyen:
- Intercambio de información: Las universidades pueden crear y compartir perfiles detallados de sus instituciones, incluyendo información sobre programas y datos demográficos de los estudiantes. Este eficaz sistema de gestión de la comunicación ayuda a ofrecer una visión global a los futuros estudiantes.
- Gestión de eventos: Las instituciones pueden mostrar los horarios de visita disponibles, personalizar las instrucciones y comunicar cualquier cambio a los representantes visitantes. Todos pueden acceder a esta función a través de un portal público.
- Publicación de la decisión: Las universidades pueden publicar sus decisiones de admisión en línea, permitiendo a los estudiantes ver sus cartas a través del portal de estado de la solicitud.
- Herramientas para los orientadores: Los orientadores escolares pueden revisar las solicitudes, cargar documentos y seguir el progreso de las solicitudes de sus alumnos. Esta funcionalidad ayuda a mantener informados y comprometidos a todos los interesados a lo largo del proceso de admisión.
- Acceso de los estudiantes: Los estudiantes pueden iniciar sesión utilizando el inicio de sesión único (SSO) para realizar un seguimiento de sus solicitudes, ver la información del consejero y recibir actualizaciones, lo que garantiza que siempre estén al tanto del estado de su solicitud y de cualquier acción requerida.
Tome la decisión correcta para el futuro de su institución con el mejor software de admisión a la universidad
Existen cientos de opciones de software de admisión universitaria en el mercado, cada una de las cuales ofrece funciones únicas para agilizar el proceso de admisión. Tanto si necesita un sistema de matriculación completo que simplifique la inscripción de los estudiantes como si necesita sólidas funciones de gestión de matrículas para realizar transacciones seguras, existe una herramienta diseñada para satisfacer las necesidades específicas de su institución.
Si desea una solución que no solo satisfaga estas necesidades, sino que también destaque en la captación de futuros estudiantes, Social Intents es la opción adecuada para su institución. Con funciones de chat de vídeo para ofrecer asistencia personalizada y chatbots basados en IA para automatizar las consultas habituales, Social Intents mejora la experiencia general de admisión tanto para los estudiantes como para el personal.
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