¿Planea utilizar MS Teams para ventas? ¿Te preguntas cómo hacerlo bien y qué aplicaciones utilizar?
DATO: En marzo de 2021, Microsoft Teams cuenta con 145 millones de usuarios diarios.
Desde hospitales a escuelas, pasando por organizaciones sin ánimo de lucro y empresas comerciales, MS Teams es popular entre diversos sectores. Comenzó como una plataforma de chat en grupo, pero con el tiempo ha ido evolucionando hasta convertirse en un producto casi similar a un sistema operativo, con funciones y características ampliadas.
La necesidad de trabajar a distancia después de la COVID 19 es sin duda un factor determinante de su popularidad. Sin embargo, su multifuncionalidad y facilidad de uso también son un factor por el que MS Teams está obteniendo mejores resultados que muchos de sus competidores.
Así que si estás aquí para profundizar en cuáles son esas funcionalidades, y cómo puedes utilizarlas para las ventas, este es justo el lugar para ti.
Comencemos.
¿Qué es MS Teams?
Microsoft Teams es una aplicación de colaboración en el lugar de trabajo que permite a los equipos estar conectados y trabajar juntos de forma eficiente.
Pero no es sólo una herramienta de chat. MS Teams también ofrece llamadas de vídeo y audio, almacenamiento de archivos, un programador de reuniones, etc. La capacidad de integración de aplicaciones lleva a MS Teams a un nivel completamente nuevo al permitirle dar soporte a diversas funciones empresariales.
Puedes empezar con un plan gratuito sin compromiso financiero que incluye chat ilimitado y reuniones de grupo de hasta 60 minutos para un usuario. Si te resulta útil, puedes pasar a otros planes que ofrecen funcionalidades ampliadas y más almacenamiento en la nube.
Para que tenga una idea general, estas son algunas de las principales funciones de MS Teams:
- Reuniones y seminarios en línea
Con las reuniones y los seminarios web, puede conectarse virtualmente uno a uno, dirigir una formación de equipo u organizar un seminario web interactivo para hasta 1.000 asistentes.
- Chat y colaboración
Con el chat y las colaboraciones, puedes comunicarte en tiempo real, compartir archivos, ser coautor y editar contenidos simultáneamente, trabajar juntos en canales, etc.
- Salas de equipos y dispositivos
Teams rooms es una solución de sala de reuniones con la que puedes salvar la distancia entre los asistentes presenciales y los remotos. Todos pueden participar plenamente desde cualquier lugar, verse y oírse, y sentirse en la misma sintonía.
- Teléfono de los equipos
Con Teams phone, puedes añadir, supervisar y gestionar fácilmente las llamadas de voz y vídeo y conectarte de forma fiable.
- Aplicaciones colaborativas
MS Teams sabe que en el nuevo mundo, los equipos colaboran con mayor frecuencia y a través de más y más plataformas cada día. Por eso, hay más de 1000 aplicaciones que puedes conectar con MS Teams según tus preferencias para crear flujos de trabajo fluidos desde tus herramientas favoritas.
¿Cómo pueden utilizar Microsoft Teams los equipos de ventas?
Estas son algunas de las formas en que los equipos de ventas incorporan MS Teams a su flujo de trabajo para generar más clientes potenciales, conectar con más clientes potenciales y cerrar más acuerdos.
#1. Conectar con clientes potenciales en el sitio web
El chat en directo de ventas es una de las herramientas de venta modernas más eficaces. Al integrar una aplicación de chat en directo con MS Teams, puedes empezar a interactuar con tus clientes en tiempo real y empezar a vender.
Los clientes de hoy en día lo esperan todo de un comercial: rapidez, disponibilidad y calidad. Y la mejor forma de darles lo que quieren es a través del chat en directo, con un nivel de satisfacción del cliente del 73%.
He aquí un ejemplo de venta a través de MS Teams integrado con el chat en directo de Social Intents:
#2. Alineación del equipo de ventas
Desde la prospección hasta la presentación, pasando por la gestión de objeciones y el seguimiento, los miembros del equipo de ventas tienen que trabajar al unísono, casi siempre en tiempo real.
Con el trabajo híbrido, esta colaboración debe abordarse de forma diferente, y MS Teams es de gran ayuda.
Puede crear un "equipo de ventas" dedicado en MS Teams y, además, dividirlo en "canales" con diferentes miembros. Algunos ejemplos pueden ser: "clientes", "seguimiento", "oportunidades de venta", "clientes potenciales", etc. He aquí un ejemplo genérico del proceso desde MS Teams:
#3. Colaboración entre departamentos
Como cada departamento tiene un papel en la experiencia del cliente, su aportación mutua afecta tanto a su funcionamiento como a los ingresos de la empresa. Por ejemplo, la correcta coordinación entre producto y ventas se traduce tanto en productos más relevantes como en ventas más eficientes.
Esta colaboración interdepartamental también se produce sin problemas a través de MS Teams, mediante la creación de equipos interdepartamentales como se ha comentado en el ejemplo anterior.
#4. Información sobre ventas y gestión de datos
Una solución CRM organizada con datos de las distintas fases del proceso de ventas puede mejorar enormemente la estrategia de ventas. Las interacciones con el marketing, las redes sociales, el servicio de atención al cliente, etc. ayudan a los miembros del equipo a extraer las estrategias adecuadas de su libro de jugadas de ventas.
Pero sólo pueden aprovechar estos datos si están a su disposición fácilmente, en el día a día, lo que es posible integrando MS Teams con un CRM.
Puedes añadir el CRM que elijas como una nueva pestaña al equipo de ventas de MS. Ahora el equipo de ventas podrá colaborar en cualquier información que esté disponible en el CRM, como información de cuentas de clientes, clientes potenciales abiertos, etc., sin salir del entorno de Teams.
He aquí un ejemplo de integración de CRM con MS Teams:
#5. Adhesión al proceso de ventas y gestión de tareas
Las integraciones con MS Teams también resultan útiles para los gestores de cuentas de ventas a la hora de garantizar que no haya lagunas en la consecución de objetivos.
La inspección del CRM integrado con Microsoft Teams puede ayudar aquí. Los gerentes pueden asegurarse de que los representantes de ventas se adhieren al proceso de ventas mediante la creación de canales de equipos como:
- El proceso gana: Fomenta el cumplimiento de los procesos
- Estrategia de salida al mercado: Fomenta el intercambio de conocimientos sobre los procesos adecuados.
Además, al integrar aplicaciones como Planner con MS Teams, puedes hacer algo más que establecer tareas para cada miembro del equipo. Hablaremos de esto en detalle en la sección de aplicaciones.
#6. Formación en ventas e incorporación
La venta moderna es dinámica y muy relevante para el recorrido del comprador. Esto significa que los comerciales deben aprender continuamente, no solo de sus jefes, sino también de sus compañeros.
La creación de canales de intercambio de conocimientos en MS Teams no sólo ayudará a la incorporación de nuevos representantes de ventas, sino que también respaldará las necesidades de formación continua.
MS Teams también puede funcionar como un completo sistema de gestión del aprendizaje. Por ejemplo, puede añadir MS Forms a Teams y recoger los comentarios de los participantes en la formación.
Pasemos ahora a ver algunas de las mejores aplicaciones disponibles para la integración con MS Teams. Estas integraciones llevan a MS Teams a un nuevo nivel de funcionalidad para los equipos de ventas.
¡Allá vamos!
Las mejores aplicaciones de Microsoft Team para ventas
#1. Social Intents - El mejor chat en directo de ventas para MS Teams
Social Intents MS Teams chat widget, permite a los equipos de ventas chatear en tiempo real con los visitantes del sitio web directamente desde Microsoft Teams. A diferencia de otras aplicaciones de chat en directo en las que esta funcionalidad puede ser opcional, Social Intent se ha creado principalmente para este fin.
Sus vendedores pueden empezar a vender desde MS Teams en cuestión de minutos, sin necesidad de formación sobre una nueva aplicación. Pueden vender con su flujo de trabajo de ventas actual sin tener que cambiar de ventana.
Puede utilizar Social Intents para vender dentro de MS Teams con herramientas como:
- Mensajería proactiva, para que pueda interactuar con sus clientes antes de que ellos lo hagan.
- Mensajes enlatados, para que puedas responder antes de lo esperado.
- Widget de chat personalizado, para que pueda colocar estratégicamente el chat de ventas en las páginas más relevantes sin saturar todo el sitio web.
- Chatbots con Dialogflow, para que pueda crear su propio chatbot de IA.
- Formularios de preconversación para que pueda ahorrar tiempo precalificando clientes potenciales y potenciales.
Al añadir el chat en directo de Social Intents a MS Teams, ni siquiera tendrá que abrir una cuenta independiente. Solo tienes que iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft y empezar a vender después de la integración.
Social Intents ofrece precios para miembros de equipo ilimitados, por lo que puede seguir ampliando su chat en directo a medida que crece su equipo.
#2. Dinámico 365
Como hemos comentado antes, una buena integración de CRM es una herramienta muy útil para el equipo de ventas. Puede ayudar con la gestión de tareas, el cumplimiento del proceso de ventas, la recopilación de información sobre ventas, etc.
La aplicación Dynamic 365 para equipos de Microsoft permite a todos los miembros de la organización ver y colaborar en los registros desde Microsoft Teams. Así, por ejemplo, el equipo de ventas puede cerrar acuerdos más rápido, al comprender las señales del departamento de marketing en torno a la generación de demanda.
Algunas características clave de la integración de Dynamic 365 con MS teams son:
- Buscar y compartir registros como tarjetas de información en chats
- Actualizar registros de Dynamics 365 desde los chats
- Añadir mensajes de chat a Dynamics 365 como notas o tareas
- Visualice y actualice los registros antes, durante y después de las reuniones directamente desde Teams.
- Las notas y tareas añadidas durante las reuniones se sincronizan automáticamente con Dynamics 365.
- Grabe llamadas y obtenga transcripciones en tiempo real e información basada en IA (sólo para reuniones creadas con CRM)
#3. Planificador de Microsoft
Como ya se ha comentado, Microsoft planner integrado con MS teams puede optimizar el proceso de gestión de tareas para el equipo de ventas.
Con Microsoft Planner no sólo puedes asignar tareas a cada miembro del equipo, sino también:
- Añadir notas
- Listas de control
- Enlaces
- Adjunte documentos para aclarar las tareas en detalle.
- Asigna a cada tarea un plazo y una prioridad.
Por ejemplo, usted es Director de Ventas y uno de sus objetivos clave es mejorar la transparencia y la eficacia de su equipo de ventas, especialmente en lo que se refiere a las operaciones de venta. Para ello:
- Puede crear un canal de "ofertas de ventas" en MS Teams.
- A continuación, puede añadir Planificador a este canal.
- Para completar el proceso, establece tareas para cada uno de los miembros.
- Una vez hecho esto, cada miembro del canal tendrá fácil acceso a sus tareas próximas, pendientes, atrasadas y completadas, así como a gráficos que muestren el estado de dichas tareas.
Al añadir el Planificador, facilita a los miembros del equipo ver qué tareas están asignadas y los detalles relacionados con las mismas. De este modo se evita la duplicación del trabajo y se mantiene a todo el mundo al tanto de las actividades y responsabilidades del equipo.
He aquí un vistazo a la integración:
#4. Microsoft Stream
Puede facilitar a su equipo la colaboración mediante vídeo añadiendo un canal de Microsoft Stream (Classic) o vídeo como pestaña en Microsoft Teams.
Los equipos pueden ver y compartir vídeos pregrabados de miembros de la organización con Microsoft Stream. Es una forma estupenda de facilitar eventos como formación, sesiones informativas para clientes, etc.
En el caso de las ventas, puede grabar y recapitular en Stream todas las victorias y derrotas de sus reuniones semanales o incluso trimestrales, de modo que quienes no hayan podido asistir a la reunión puedan acceder a ese contenido más adelante. También puedes utilizar estos vídeos para la incorporación y la formación en ventas.
#5. MyHub
Lo más probable es que los equipos de ventas trabajen juntos en varias aplicaciones como Equipos, Sitios, Grupos y Comunidades, etc, en Microsoft Office 365. Hacer un seguimiento de todas estas comunidades puede convertirse en un pequeño lío.
MyHub es la mejor solución para ello. Ofrece a los usuarios una interfaz sencilla a través de la cual pueden clasificar y organizar estas comunidades. También facilita a los equipos el acceso al contenido asociado a cada uno de estos espacios de trabajo.
Puedes crear nuevos espacios de trabajo y gestionar los existentes, directamente desde Teams o la aplicación MyHub. Los propietarios de los equipos pueden gestionar los miembros, las solicitudes y mucho más.
#6. Pizarra
Para los equipos de ventas es crucial idear juntos. Y dado que los equipos híbridos son cada vez más numerosos, las aplicaciones de pizarra virtual les ayudan a hacerlo.
Microsoft Whiteboard es una de esas aplicaciones nativas de colaboración que ofrece la mejor integración con MS Teams. Es un lienzo digital de forma libre en el que se reúnen personas, contenidos e ideas.
La integración de la pizarra en las reuniones de Microsoft Teams se realiza mediante la aplicación web Whiteboard. Los participantes en reuniones de Teams pueden utilizarla para muchas cosas:
- Comparta una pizarra para ponerla a disposición de todos los participantes en una reunión de Teams.
- Dibuja, haz bocetos y escribe en un lienzo digital compartido.
- Los miembros del equipo también pueden añadir notas adhesivas, texto y pies de foto.
- También es ideal para tomar notas y mostrar diagramas durante una reunión.
Esa misma pizarra está disponible simultáneamente en todas las aplicaciones de Whiteboard en Windows 10, iOS y la app web.
Conclusión
Aquí lo tiene. Tu propio manual de ventas de MS Teams.
Con un profundo conocimiento de MS Teams y sus integraciones, podrá optimizar el rendimiento de sus equipos de ventas.
Le deseamos lo mejor.